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2010年1月27日 (水)

仕事術2010 13

【スケジュールを俯瞰する】

 2年ほど前まで、自分では計画を立てているつもりだったが、原稿などの締め切りに間に合わなかったことが極めて多かった。特に「締め切りは特に指定しませんので、おひまな時でけっこうです」と言われた仕事はほとんどできなかった。というより、やれなかった。恥ずかしながら、関係者の方々に多大な迷惑をかけていた。なぜ、このようなことになるのだろう。

 その原因は、私が締め切り日だけを手帳に書いていたからだ。つまり、

 いつ取りかかるのか。どの程度の日数が必要なのか。

ということを書いていなかったのである。
 だから、締め切り直前になって、別の用件が入ってきてあわてることになる。また、見積もりが甘くて、3日間で終わるはずの原稿が1週間もかかってしまうこともある。
 そこで、現在は、3ヶ月程度でスケジュールを俯瞰することにしている。エクセルで表にする。

Keikaku_5

 上半分は、学習指導の計画。下半分は原稿やセミナー等の計画だ。
 下半分は、原稿などの作業名を書いて、横軸に「取りかかる日」と「締め切り日」を必ず書くようにした。たとえば、「ICT活用原稿」は8日から始めて12日に締め切り。「学習コンピュータ原稿」は13日から始めて18日に締め切り、といった具合である。
 こうすると、縦軸に見ると、今日何をやるべきなのかが明確になる。たとえば、9日10日11日は連休ではあるが、いくつかの作業が重なっており、かなりがんばって書斎で仕事をしないとならないことが分かる。だから、この3日間には別件の予定を入れてはならない。逆に24日は比較的時間に余裕があるので、別の用事を入れられる。
 時々修正しながらプリントアウトしておき、その日の一番に「何をするべきか」をチェックする。このようにやるべき作業を俯瞰しておくと、安心して仕事を進められる。
 他にも、通知表などの作業も入れている。これには成績処理も含めると2週間はかかるので、「取りかかる日」を3月4日(木)、締め切り日を3月17日(水)と決めている。そうすると、3月6日7日と13日14日の土日は、原稿などの別の仕事ができないことが分かる。
 (もっとも、学校の教員の場合は、3月は年度末なので、4月以降の上半分の計画が立てられないのが難点ではあるが、さほど大きな影響はないだろう。)

 このように、「締め切り日」だけではなく、「取りかかる日」と「それに費やす日数」を書いておくと、スケジュール管理が行いやすい。横軸で見通し、縦軸でチェックするわけだ。(つづく)

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