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2010年1月12日 (火)

仕事術2010 9

【保管すべきものは袋ファイルに入れる】

 「『現在進行形』ではないが保管すべき書類」は、袋ファイルに入れるようにしている。
 これは、ノンフィクション作家の山根一眞氏が提案したものだ。

山根一眞「スーパー書斎の仕事術」(アスペクトブックス)

Fukurofile1  やり方はとても簡単で、角形2号の封筒の上から2センチを切り取り、ファイル名を記入するだけである。
 これだと、領収書やハガキなどの不定形のものもどんどん入れられる。今でも新卒当時の学級通信や授業記録などが保存してある。コンピュータのマニュアルや付属のCDも入る。
 ファイル名が書いてあるので取り出すことも簡単だ。

 ただし、この方法だと棚がすぐにいっぱいになってしまう。
 そこで、早稲田大学大学院教授の野口 悠紀雄氏が、押し出しファイリングシステムを提案した。

 

野口悠紀雄「『超』整理法」(中公新書)

 これは、使用したファイルは元にもどさずに、手前に置いておくようにするというものだ。そうすると、使用頻度の高いファイルだけが手前に集中するようになり、低いファイルはどんどん奥にたまっていく。
 棚に入りきれなくなったら、奥にたまった「使用頻度の低いファイル」を捨てるわけである。

Fukurofile2  最近は、ファイル名も鉛筆で書くようにしている。中身を捨ててファイルそのものは記入し直して使うようにしている。
 これも簡単なので、自宅の棚にも職員室の机の最下段の引き出しでも使っている。

 重要なことは、定期的に整理していくことだ。最初から棚の大きさを固定していると、入りきれなくなったら捨てざるをえないようになる。そうすると、本当に大事な物だけが残っていく。使用頻度は高くないが捨てられないファイルを野口氏は「神様ファイル」とよんでいる。

 なお、机の使い方も含めて整理やファイリングの方法が具体的に紹介されている本としては、次のものが読みやすい。文房具の使い方なども参考になる。整理術の入門書である。

 桃山透「頭のいい人がしている整理・ファイリング術」(ぱる出版)
(つづく)

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