無料ブログはココログ

« 仕事術2010 4 | トップページ | 仕事術2010 6 »

2010年1月 7日 (木)

仕事術2010 5

【書類を6つに分けてファイリングする】

 学校に勤務していると、膨大な書類に戸惑うことが多い。以前は、どの書類がどこにいったのか分からなくなって困ることが多かった。

 そこで、現在は6つにファイリングすることにしている。

1、行事計画案や提案物→幅広い2穴ファイル
 職員会議などの提案物がこれにあたる。一番多い。これを案件ごとに整理していたら大変だ。そこで、幅の広い2穴ファイルにすぐにとじることにしている。要はなくさないことだ。会議中にやってしまう。学期末や年度末に中身を一気に捨てる。

2、出席する予定の会議計画や出張復命書→Zファイル
 Zファイルは、すぐに取り出せることがメリットだ。だから、会議や研究会などの案内の書類はここにとじる。復命書も一緒にとじる。そして出かける時に、その書類だけをはずしてもっていく。復命書も出張先で書いてしまうと楽だ。

3、資料などの保存する書類→袋ファイル
 一定期間保存するファイルは、A4がすっぽり入る袋ファイルを自作して、そのまま入れる。自分が書いた指導案や、いつか使うかもしれない資料などである。コンピュータ等のマニュアルも入っている。領収書などの不定形のものもそのまま入れられる。一定期間がすぎたら、中身をそのまま捨てる。

4、常に必要とする書類→クリアファイル
 教務主任や専科教師からもらう月間予定表や週予定表などは、薄手のクリアファイルに入れておく。常にかばんに入れて持ち歩く。時間割なども入れておく。職員室でも学校でも教室でもすぐに見られるので便利だ。とりあえず、なくさないようにしておかなければならないもの(領収書など)も入れておいて後で整理する。

5、現在進行中の書類→無色のクリアフォルダ
 今まさに進行中のものは無色のクリアフォルダに入れておく。たとえば、原稿依頼や原稿の下書きなどがそうだ。これは持ち運べるので便利だ。自宅の机の上に立てて置くようにしている。職員室では、一番広い引き出しに入れておく。

6、提出しなければならない重要な書類→赤い色のクリアフォルダ
 提出しなければならない書類は一件ごとに赤い色のクリアフォルダに入れて、職員室の机の一番広い引き出しに入れておく。なくさないように目立つようにしておく。

 その他として、運動会や研究発表会のように大きな行事のための書類は、それ用の紙ファイルにとじることにしている。

 このように分類しておくと、仕事がかなり効率的になった。必要がなくなったらすぐに捨ててしまうことがポイントだ。(つづく)


 

« 仕事術2010 4 | トップページ | 仕事術2010 6 »

仕事術」カテゴリの記事

コメント

コメントを書く

(ウェブ上には掲載しません)

トラックバック

この記事のトラックバックURL:
http://app.cocolog-nifty.com/t/trackback/130877/48044940

この記事へのトラックバック一覧です: 仕事術2010 5:

« 仕事術2010 4 | トップページ | 仕事術2010 6 »

2017年9月
          1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30