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2010年2月 8日 (月)

仕事術2010 16

【コンピュータの書類は半角カタカナ三文字のついたフォルダに入れて管理する】

 コンピュータの書類は、半角カタカナ三文字のついたフォルダを作成して、その中に入れる。

 コンピュータの書類は簡単にできてしまうのだが、どこにいったか分からなくなってしまう危険性も高い。デスクトップに置いておくと、なんとなく見た目が悪い。机の上がちらかっている状態に見えるからだ。
 以前は、「学級通信」「似顔絵」などというフォルダを作成していたが、フォルダ名で並べ替えると、漢字の配列で並べられてしまうので、フォルダ探しに時間がかかることもあった。
 そこで、フォルダの前に三文字だけ半角カタカナを加えるようにしている。

 学級通信の場合は「ガッキ・学級通信」、似顔絵の場合は「ニガオ・似顔絵」という感じである。アルファベットの場合は、そのままでカタカナはつけない。

Folder_2

  このようにしておくと、フォルダ名で並べ替えても、漢字の配列ではなく、「読み」の配列で並べ替えてくれるので探すのが非常に楽である。
 この方法は山根一眞氏の整理術から学んだことだ。
 山根一眞オフィシャルサイト
 日常的にはフォルダは時系列で並べている。だから、今まさに行っている書類が入っているフォルダが上の方に表示されることになる。
 コンピュータの書類は時々整理しないと、不要なファイルがたまってしまう。そのための整理の時間は、飛行機の中や会議の前後などの細切れ時間で行うようにしている。このような思考を要しない作業は、細切れ時間が適している。

【デスクトップを一気に美しくする】
 プレゼンテーションを行うときに、デスクトップ画面がちらかっていると、すごく恥ずかしい。ましてや、書類だらけのデスクトップ画面を聴衆に見せるのは私の美学に反する。プレゼンテーションの時のデスクトップ画面は、ステージの舞台のようなものだ。スマートでありたい。
 私のコンピュータには、デスクトップに三つのフォルダを置いている。
「presentation」:このフォルダにはプレゼンテーション用のデータを入れている。
「movie」:同じくプレゼンテーション用の動画ファイルを入れている。
「desktop」:これはデスクトップに出てしまった書類を一気に入れてしまう非常用フォルダである。
 マッキントッシュの場合、画面キャプチャをしたりすると、デスクトップに画像ファイルが作成される。いくつも作成すると見苦しい。だから、プレゼンの直前に一気に「desktop」フォルダに入れてしまう。
 プレゼンが終了したら、ゆっくりと整理すればよい。






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