仕事術2010 ５

【書類を６つに分けてファイリングする】

　学校に勤務していると、膨大な書類に戸惑うことが多い。以前は、どの書類がどこにいったのか分からなくなって困ることが多かった。

　そこで、現在は６つにファイリングすることにしている。

１、行事計画案や提案物→幅広い２穴ファイル
　職員会議などの提案物がこれにあたる。一番多い。これを案件ごとに整理していたら大変だ。そこで、幅の広い２穴ファイルにすぐにとじることにしている。要はなくさないことだ。会議中にやってしまう。学期末や年度末に中身を一気に捨てる。

２、出席する予定の会議計画や出張復命書→Zファイル
　Zファイルは、すぐに取り出せることがメリットだ。だから、会議や研究会などの案内の書類はここにとじる。復命書も一緒にとじる。そして出かける時に、その書類だけをはずしてもっていく。復命書も出張先で書いてしまうと楽だ。

３、資料などの保存する書類→袋ファイル
　一定期間保存するファイルは、A4がすっぽり入る袋ファイルを自作して、そのまま入れる。自分が書いた指導案や、いつか使うかもしれない資料などである。コンピュータ等のマニュアルも入っている。領収書などの不定形のものもそのまま入れられる。一定期間がすぎたら、中身をそのまま捨てる。

４、常に必要とする書類→クリアファイル
　教務主任や専科教師からもらう月間予定表や週予定表などは、薄手のクリアファイルに入れておく。常にかばんに入れて持ち歩く。時間割なども入れておく。職員室でも学校でも教室でもすぐに見られるので便利だ。とりあえず、なくさないようにしておかなければならないもの（領収書など）も入れておいて後で整理する。

５、現在進行中の書類→無色のクリアフォルダ
　今まさに進行中のものは無色のクリアフォルダに入れておく。たとえば、原稿依頼や原稿の下書きなどがそうだ。これは持ち運べるので便利だ。自宅の机の上に立てて置くようにしている。職員室では、一番広い引き出しに入れておく。

６、提出しなければならない重要な書類→赤い色のクリアフォルダ
　提出しなければならない書類は一件ごとに赤い色のクリアフォルダに入れて、職員室の机の一番広い引き出しに入れておく。なくさないように目立つようにしておく。

　その他として、運動会や研究発表会のように大きな行事のための書類は、それ用の紙ファイルにとじることにしている。

　このように分類しておくと、仕事がかなり効率的になった。必要がなくなったらすぐに捨ててしまうことがポイントだ。（つづく）

　

仕事術2010 ４

【不要物は捨てる】

　以前、職員室の私の机上は、書類や本が山積みされて、それこそ「ぐちゃぐちゃ状態」であった。
　今は、何も置かないことにしている。やってみると、すっきりして気持ちがよい。
　机に書類がのっているということは、それがそのまま「未処理」を表すので、それをなくせばよい。

　また、自宅にあった様々な物も捨てた。衣類、家具、本などもどっさりと中古屋さんにもっていった。捨ててしまうと、気持ちがよい。物が多すぎると整理ができないのである。

　「捨てる」ことで得ることは多い。

　作家の中谷彰宏氏は「整理とは、捨てること」と述べているが、そのとおりだと思う。

中谷彰宏著「なぜ　あの人は整理がうまいのか」（ダイヤモンド社）

　また、捨てると同時に「減らす」ことも重要だ。やることを減らすと成果が上がる。以下の本は参考になる。

レオ・バボータ著「減らす技術」（ディスカバー）

　「捨てる」「減らす」は、シンプルな方法だが効果は大きい。人生観も変わった気がする。（つづく）

仕事術2010 ３

【やらないことを決める】

　多くの著名人の仕事術に共通することが、「やらないこと」を決めていることだ。
　たとえば以下の本。

　

勝間和代著「年収10倍アップ時間投資法」（ディスカバー）

　

本田直之著「面倒くさがりやのあなたがうまくいく55の法則」（大和書房）

　時間泥棒を退治する特効薬だ。
　そこで、私も次の三つのことは基本的にやらないことにしている。

（１）テレビを見ること
（２）ゲームをすること
（３）ネットサーフィンをすること

　年末年始の特別な時をのぞいては、積極的にやらないことにした。この三つは、ついつい時間を忘れてやってしまうことだからだ。

　特に、テレビは時間泥棒の代表格だろう。
　もっとも、食事をしている時間にテレビがついていることはある。それをながめることはあるが、積極的にテレビを見ることはなくなった。
　話題になっているドラマも見ない。見なくても何も困らない。

　逆に、見たい番組は必ずチェックするようにしている。たとえば以下の二つはチェックする。

（１）クローズアップ現代

　毎朝、WEBサイトをチェックして面白そうな内容のときは録画予約する。

（２）NHKスペシャル

　これも同様に、内容をチェックして面白そうな内容のときは録画。最近のものでは、「自動車革命」「チャイナパワー」などが面白かった。

　他にも「大河ドラマ」や「坂の上の雲」（NHK）のような歴史ドラマは見ることがある。

　とにかく、テレビは録画して見ることが基本となった。しかも、何かをやりながら見ることにしている。テレビは、その程度でよい。

　要は、ついつい時間をとられてしまうようなことは基本的にはやらないことにしておいて、どうしてもやりたいことだけを厳選しておくということだ。（つづく）

仕事術2010 ２

【読書をノートに記録する】

　A6ノートは薄くて軽い。机上においていつでも見ることができる。持ち運びにも便利だ。

　奥野宣之氏は次の本も書いている。

　奥野宣之著「読書は1冊のノートにまとめなさい」（ナナ・コーポレート・コミュニケーション）

　これも方法は簡単だ。読んだ本からポイントとなるところをA6ノートに書き出すだけである。その際に「自分の感想や考え」も記入していく。

　これもやってみたが、案外と面白い。
　手書きだから心に残る。
　ひまな時に、ぱらぱらと見直すと、その本を超特急で読み返しているような感覚になる。
　もっとも、この方法は「教育書」には向かないような気がする。ポイントを端的に示してある「ビジネス書」には最適だろう。

　少なくとも、読んだ本の内容が頭に残るようになった。（つづく）

仕事術2010 １

【１冊のノートに記録する】

　仕事のやり方も、色々と改善していったので、整理をしておこう。

　次の本で、ノート術を改善した。

　

奥野宣之著「情報は一冊のノートにまとめなさい」（Nanaブックス）

　A6のノートに何でも記録していくという単純なやり方である。
　もっとも、amazonのレビューを見ると、この本の評価は必ずしも高くはない。そもそも情報整理術は仕事によって異なるので、完璧な方法などはないからだろう。

　私自身はやってみて、実に便利に感じた。
　研究授業の記録、会議の記録、講演の記録や思いついたことなど、とにかく、このノートに書くだけである。
　何でも一冊にまとめるので、どこに行くにしても、このノートを一冊もっていくだけでよい。
　小さな鞄にはもちろん、上着のポケットにも入る。
　A4の書類もたたんで貼れる。
　領収書や宅配便の伝票、新聞の切り抜き、もらった名刺までも貼っている。

　私の場合は約2ヶ月で書ききれなくなるので、新しいものに交換する。その際に、ノートの中身をタイトルで検索できるようにコンピュータに入力しておくわけである。そのタイトル入力をめんどうだと感じるかどうかで、この方法の評価が分かれるようだ。

　

これだと、情報が散逸しないので、いつでも取り出せる。しかも安価だ。（つづく）

放送番組をチェックする

　朝起きてパソコンの前に座って必ずチェックするWEBサイトが三つある。
　一つ目は、文部科学省のサイト。新着情報一覧を見る。
http://www.mext.go.jp/

　二つ目は、「クローズアップ現代」のサイト。
http://www.nhk.or.jp/gendai/
　「クローズアップ現代」は最新の出来事をきちんと取材し専門家を招いて、問題の本質を明らかにしようとしている。NHKの中でも特に良質の報道番組だと思う。新聞記事をアナウンサーが棒読みしてコメンテーターと称する人々が「感想」を語り合うといった情報番組とは大きな違いだ。特集の内容が面白ければ録画の予約を行う。

　そして三つ目は、「テレビ王国」のサイト。
http://tv.so-net.ne.jp/
　かならず、その日のテレビ番組をチェックする。ＮＨＫの番組で面白そうなものは録画予約を行う。たとえば、今日（３月２８日）の番組を見ると、午前１０時５５分から「知って得する　学校放送新番組２００８」、午前１１時１５分から「使って納得　デジタル教材２００８」というのがある。このような短くて役立つような番組は特に要チェックだ。

　ついでながら、３月３１日（月）の午前９時３５分からＮＨＫ教育テレビで「伝える極意」という番組が先行放送される。コミュニケーション能力の伸長を目指した番組のようだ。これも、録画しておきたい。

　そう考えてみると、私自身テレビは積極的には見ない方だが、テレビを選んで見ていることに気づいた。テレビは、つけっぱなしだとついつい不必要なものまで見てしまうが、番組表でチェックしておくと、選んで見るようになる。
　

２学期の国語科指導計画

　２学期がもうすぐはじまる。
　指導計画をかなり綿密に立てることにしている。何月何日には、どの学年でどの単元の何時間目を指導することになるかを一覧表にしている。そうしないと、８クラス（４年３クラス、５年３クラス、６年２クラス）分の国語の指導はできないからだ。指導書の予定時間数どおりに立てる。出張があらかじめ分かっているところには授業を入れない。
　当然、行事などが入ってできないこともあるので、１２月には余裕をもたせている。
　一覧表にすると、昨年度までの課題が残る単元が浮かび上がってくる。
　４年：「伝え合うということ」「アップとルーズで伝える／４年２組から発信します」「生活を見つめて」
　５年：「人とものとのつきあい方」「ニュース番組作りの現場から／工夫して発信しよう」
　６年：「みんなで生きる町」「自分の考えを発信しよう」
　この中で力を入れる単元は、「伝え合うということ」「人とものとのつきあい方」「自分の考えを発信しよう」この３単元である。自分で納得していないからである。
　書き出してみると、戦略がはっきりしてくる。

教師の仕事術 ８

「言葉を調べる」

　人の話を聞いたり、本を読んだりしていて、「聞き慣れない言葉」や「ひっかかる言葉」に出会うことがある。そんなときは、必ず調べることにしている。
　私の机の近くには、教育用語を調べるための本が数冊置いてある。たとえば以下のようなものだ。
　○「教育用語辞典」　山崎英則・川上宗二　編集代表（ミネルヴァ書房）
　○「現代教育方法辞典」　日本教育方法学会編　（図書文化）
　○「教育工学事典」　日本教育工学会編　（実教出版）
　○「学習指導用語事典」　辰野千尋　編　（教育出版）
　○「よくわかる授業論」　田中耕治　編　（ミネルヴァ書房）
　ぱらぱらとめくっていくだけでも面白い。
　たとえば、「スキーマ」や「メタ認知」のような心理学関係の言葉は最近よく使われるようになったので、調べる機会も増えた。
　問題は、「何となく分かっているような言葉」だ。たとえば「協同学習」「問題解決学習」「課題解決学習」などである。研究会で何気なく使われているが、本当に自分で分かっているのだろうかと問い直すことにしている。
　たとえば、誰かに「問題解決学習とは何ですか。」と問われて、明確に答えきれない場合、本当はよく分かっていないのである。だから、事典を使って明確にする必要がある。
　教育界は、言葉の定義が曖昧なまま議論していることが多い。

教師の仕事術 ７

「手帳に思いついたことをメモする」

　私には手帳が手放せない。
　以前は、ファイロファックスや六穴手帳などのビジネス手帳を使っていたが大きすぎて使いにくかった。
　夏場でもズボンのポケットに入るくらいの小さいものがほしかった。いつでも取り出してメモできるからだ。
　今は、ダイゴー株式会社の「ハンディピック」という手帳を使っている。これは、とにかく薄い。
　しかも、リフィルを組み合わせると自分だけのオリジナル手帳ができる。
　これに「年間スケジュール」と「フリーメモ（ミシン目入りなので、いつでも切り離せる。）」を入れている。
　また、学校の「月予定表」をＢ５に縮小コピーしてはさんでいる。名刺も入れられるので便利だ。

　スケジュールが最重要なのは言うまでもないが、「フリーメモ」が極めて重要だ。
　メモは何かを記録するためだけのものではない。自分の「思いつき」を書き留めておくものだ。そうしないと、思いついたという事実すら忘れてしまうからだ。
　何か常に追いかけているテーマがあるから、ちょっとした時にアイデアが浮かぶ。それをメモする。
　たとえば、授業のアイデアやプレゼンテーションの内容などを短く書いておく。
　バスやタクシーを待っているときや、食堂で料理が来るのを待っているときは、メモ時間として最適だ。
　退屈な研修会のときも、聞いているふりをして、別のことをメモしている。
　このような細切れ時間の方が、なぜか面白いアイデアが浮かぶことが多い。不思議である。（つづく）

教師の仕事術 ６

「やるべきことは全て付箋紙に書く」

　今日、行わなければならないことは、大きめの付箋紙に書き出しておく。
　どんな小さなことでも書いておく。たとえば、「○○先生へ電話」「お礼のはがき」といったことも書いておく。小さいことほど忘れやすいからだ。
　提出期限があるものは、別の小さめの付箋紙に書いておく。たとえば、提案文書や雑誌論文などは、執筆までに一定の期間が必要になる。だから、「社会科教育９月号　提出締め切り六月二十日」などと書いておいて、その紙にヒントになりそうな言葉も一緒に書き加えておくと後で役に立つ。
　たとえば、「教師修業への助言」という論文のテーマの付箋紙には「ブログ」「読み返し」「内省」などの言葉も書いてある。思いついたことは、この付箋紙に直接書くので、実際に文章を書き出すときに、それらの言葉が手がかりになる。
　付箋紙をはる場所は、もっとも目に入りやすいところがよい。
　自宅の場合は、コンピュータのディスプレイの下部に貼っている。
　学校では、週案に貼っている。教師の場合、職員室と教室を行き来しないとならないので、職員室か教室かどちらか一方に貼ってしまうと見逃してしまうからである。週案であれば、毎時間見ることになるので見逃しにくい。
　仕事が終わったら、線でしっかりと消しておく。これが快感だ。
　やり残しの仕事は、そのままにしておく。無理に終わらせない。
　次の日に、前の日の付箋紙に残っているものを付箋紙に書き出してから、仕事のスタート。（つづく）